1. Documentatie

^{Na het studeren van dit hoofdstuk 1. ben je in staat om de volgende begrippen definiëren: data, informatie, kennis, competentie, wijsheid, ict, cyberspace, document, grasduinen, vangst, precisie, relevantie, opbrengst, relationele, positionele en boleaanse operatoren, pertinentie, maskering, truncatie; 2. ken je de werking van de digitale en analoge informatiepiramide; 3. kan je het belang aangeven om 'juiste' vragen te stellen; 4. kan je strategieën benoemen om in je informatiebehoefte te voorzien en tenslotte 5. kan je aangeven welke stappen je onderneemt om tot zoektermen te komen.}

0. Informatievaardig?

We vallen met de deur in huis. Als je de cursus voor het eerst opent, lees je dit artikel en noteer je een antwoord op de volgende vragen…

1. wat zijn informatievaardigheden,
2. wat is het belang ervan en
3. wat kunnen ze concreet betekenen?
4. Wie zijn de auteurs en wat weet je over de geïnterviewde?
5. Als je reeds wat bent in deze cursus maak je als oefening een correcte referentie van dit artikel.

Probeer deze oefening niet, als je nog niets hebt gelezen over over het maken van referenties, alle uitzonderingen komen hier samen. Om te controleren of je inderdaad een correcter referentie maakte, kan je hier klikken voor het antwoord.

1. Zoeken en ontsluiten van documentatie

Documentaire informatie houdt zich bezig met archief- en documentatie. Archiefstukken zijn specifiek voor of door een organisatie gemaakt en worden er bewaard. Een archief kan gesloten of lopend zijn. Gesloten wil zeggen dat de stukken niet meer [frequent] gebruikt worden, lopend wil zeggen dat de stukken regelmatig gevraagd worden. Stukken met betrekking tot één zaak, worden gebundeld in een dossier. Documentatiestukken zijn geen archiefstukken. Ze zijn niet door de organisatie gemaakt of uitsluitend voor de organisatie bestemd. Ze worden bewaard in een bibliotheek. Documentatie- en archiefstukken worden gerangschikt. Hoe degelijker die rangschikking hoe sneller je het document of archiefstuk vindt. Er zijn verschillende wijzen waarop je documenten kan indelen: volgens de informatie-inhoud [meningen en feiten], volgens de drager [digitaal of op papier], volgens het gebruik [als archief of als document] en volgens de informatieaard [tekst, geluid, beeld…]. Digitale informatie laat zich opdelen in off line en on line. Off line informatie is ondermeer opgeslagen op Cd-rom’s [goed voor 270.000 tekstpagina’s] en Dvd’s terwijl on line info te vinden is op een netwerk. Of je nu on line of off line info gebruikt, eigenlijk maakt het niet uit. De keuze hangt af van de mogelijkheden die de producent schept en van de preferenties van de consument. Hoe complexer het systeem, hoe langer het duurt eer je het als gebruiker eigen maakt. Het zoeken naar documenten loopt parallel met de ontsluiting ervan. Immers, ontsluiten maakt vragen stellen mogelijk.¹

	Wat	Definitie	Drager
Niveau 0	Data	Feiten	Database
Niveau 1	Informatie	Feiten met betekenis	Boek, site
Niveau 2	Kennis	Gewaardeerde feiten	Thesaurus
Niveau 3	Competentie	Geïntegreerd gedrag	Hoofd en lichaam
Niveau 4	Wijsheid	Paradigma	Vele hoofden

Het schema toont de verhouding tussen de begrippen data, informatie, kennis, competentie en wijsheid. Een competentie bestaat op zijn beurt uit kennis, vaardigheid, ervaring en attitude. Te vaak wordt informatie gelijkgesteld met kennis, of met wijsheid. Wat we nodig hebben is niet méér data maar meer mensen die begrijpen en er iets zinnigs mee aanvangen.

Niveau 0, Ict:

Ict is het geheel van technologie en technieken, kennis, vaardigheden en attitudes nodig voor het verzamelen, het opslaan, het bewerken en het doorgeven van digitale data.²

Niveau 1, Informatie

Informatie is de ordening van data zodat ze toe te voegen zijn aan een kennisdomein.

Niveau 2, Kennis:

Wie informatie productief maakt, doet aan kennisontwikkeling: selecteren, bundelen, toepassen. Informatie is dus een bouwsteen voor kennis en ontstaat als iemand betekenis geeft aan informatie.

Niveau 3, Competentie:

Kennis is op zijn beurt een bouwsteen van een competentie, wat een kritische [berustend op ervaring] en communicatieve [berustend op vaardigheden] houding impliceert.

Niveau 4, Wijsheid:

(Kritische) wijsheid wil zeggen je eigen kennis en nieuwe informatie verbinden met ervaringen en attitudes.

Tussen de inhoud van het document en de informatiebehoefte liggen stappen die informatie verliezen.

1. Wat je nodig hebt is niet wat je vraagt.
2. Wat je vraagt is niet waar naar verwezen wordt.
3. Waar naar verwezen wordt, is niet wat je krijgt.

Enerzijds vertaal je [abstraheren, simplificeren en formaliseren] de informatiebehoefte in zoektermen en gaat er info verloren. Anderzijds reduceert de bibliothecaris de inhoud [bij opname in een bestand] naar trefwoorden en worden zinloze treffers [vaak voorkomende of betekenisloze woorden zoals lidwoorden, voorzetsels en operatoren] gefilterd. Tenslotte treedt er informatieverlies op in het afstemmen van de representaties: context en syntactische relaties blijven zelden behouden. Zo is het te verklaren dat bibliotheekcatalogi [dit geldt eveneens voor zoekmachines] soms weinig opbrengst hebben of niet relevante resultaten geven. De klassieker “ik vind niets” is vaak ongefundeerd en illustreert een onaangepaste zoekstrategie. Of je zocht onvoldoende of ondoelmatig. Maar de opmerking kan terecht zijn. Dan is het nodig de vraag anders te definiëren en te verbreden. Bij de opmerking “Ik verzuip in de informatie” zal je de zoekvraag verengen en het terrein specifieker afbakenen.

Intuïtief beperken de meeste gebruikers zich tot één of twee zoeksystemen en meestal beantwoordt het resultaat voldoende de vraag. Wie professioneel specifieke informatie zoekt, hanteert diverse instrumenten om tot resultaat te komen. Welke zoekinstrumenten je gebruikt, is afhankelijk van je vraag. Een zoekvraag stellen is een dialoog aangaan met het gegevensbestand in de machine. Echter zijn gebruikers niet altijd op de hoogte van ontsluitingsregels en ontsluiters kennen niet altijd de gebruikersvragen. Opdat het zoekinstrumentarium je informatievraag zou begrijpen, zal je de informatievraag anders formuleren. Met andere woorden, als een zoeksysteem de zoekvraag niet begrijpt, krijg je ongenuanceerde antwoorden. Daarom is kennis van de zoektechnologie onontbeerlijk.

Hoewel makers streven naar eenvoudige en eenduidige interfaces, standaarden en protocollen is de variatie groot. Als je alles in rekening brengt, heb je geen garantie te vinden wat je zoekt. Dit heeft verschillende oorzaken.

• Het zoeksysteem is tijdelijk ontoegankelijk of maakt gebruik van een ongekende taal.
• Of de info die je zoekt is elders te vinden of je vindt de weg naar de info niet, je zoekt niet lang genoeg,…
• Na het samenstellen van de titellijst, blijkt bij controle de boekinhoud niet altijd met de boektitel overeen te komen. Dit is te verklaren. Bibliothecarissen stellen catalogi samen. Het kan dat een aspect van een onderwerp niet als zoekterm benoemd is, of dat dit onmogelijk is. Algemene begrippen leveren problemen op als trefwoord omdat het zoekresultaat te hoog is. Let op met synoniemen. Soms opteert men voor wetenschappelijke omschrijvingen. Op een medische site zoek je beter naar diabetes dan naar suikerziekte. Om dit probleem op te vangen gebruikt Wikipedia steeds meer 'redirects'. Een redirect worden gebruikt voor

• Volledig synonieme begrippen: eisprong naar ovulatie
• Anderstalig begrip naar Nederlandse vertaling: United States naar Verenigde Staten
• Afkortingen naar de volledige naam: WTC naar World Trade Center
• Hulp bij navigatie: Ijsselmeer naar IJsselmeer
• Voor de hand liggende spel- en typefouten: Belgie naar België of Gengis Khan naar Dzjengis Khan
• Alternatieve spellingen: Corinthe naar Korinthe
• Onduidelijkheid over het hoofdlettergebruik: Master Of Puppets naar Master of Puppets

Niet al deze mogelijkheden worden gewaardeerd. Vooral bij de typefouten geldt dat je aan de gang blijft met redirects. Enfin, informatie over formele publicatiekenmerken zoals taal, type publicatie, aard onderzoek worden apart vermeld. Auteursnamen worden evenmin uniform gecatalogeerd: kiest de bibliothecaris voor de initialen of voor de volledige voornaam? Worden er spaties, komma’s en punten geplaatst? Hoe gaat de machine om met voorvoegsels zoals De, Van, Vander Vande, Van der, Van de…? Korte of weinig zeggende titels leveren soms weinig zoekingangen zodat ze niet gevonden worden.

Raken gebruiker en ontsluiter niet op elkaar afgestemd, bieden drie strategieën hulp: 1. herformuleer je zoekvragen (vraagontwikkeling), 2. doe beroep op intermediairen en op 3. naslagwerken (zie 3. Secundaire info). De vraagontwikkeling betreft het benoemen en lokaliseren van informatie. Als een gebruiker de info niet kan lokaliseren of benoemen, is informatie schaars. Intermediairen hebben ervaring met complexe informatie. Ze bieden informatie op maat [het zodanig selecteren en bundelen, dat je die kan toepassen] of geven cursussen voor eindgebruikers.

2. Vraagontwikkeling

Een antwoord vinden is afhankelijk van je vraag. Aan ontsluitingszijde is er de vraagontwikkeling, aan gebruikerszijde zijn er al dan niet ontwikkelde zoekvragen. De bibliothecaris kan aan de slag als hij de aard van je vraag kent. Daarom luistert hij om je vragen in kaart te brengen. Indien nodig probeert hij de vraag te verhelderen [vraagbeïnvloeding] met in het achterhoofd de vraag ‘Past het informatieprobleem bij de informatiebehoefte?’ Concentreer je op het stellen van werkbare zoekvragen.

2.1 Vragen stellen

Als je de informatie niet kan lokaliseren of kan benoemen, is de info schaars. Informatie die je vraagt komt niet automatisch overeen met de info die je werkelijk wenst en die info komt op haar beurt niet overeen met de informatie die je nodig hebt.

Info die je vraagt ≠ Info die je wenst of wil ≠ Info die je nodig hebt

De gevraagde info stemt niet overeen met de info die je wil. Die info komt op haar beurt niet overeen met de info die je nodig hebt. Dit komt omdat men onvoldoende uitdrukt wat men wil. Het expliciteren van die latente behoefte ligt aan de basis van elk onderzoek [of dit nu klein of groot is]. Vaak onderschat je het belang van de vraag. Een duidelijke vraagformulering [informatievraag, zoekvraag, probleemstelling, probleemafbakening, vraagstelling, onderwerpsbenadering…] is essentieel om het zoeken te starten én het later te beëindigen. De vraag is dus meer dan een reeks termen of een trefwoordenlijst waarover je iets moet vinden. Een heldere vraag of probleemstelling impliceert dat je weet waarom je dit zoekt. Bij een gelijkaardig onderwerp kan de één geïnteresseerd zijn in inleidende teksten terwijl een ander details wil. De oriëntatie richt zich op het omschrijven van het onderwerp: anders is zoeken tijdrovend en onzinnig.

Onderzoeksvragen zijn divers. Ze variëren van eenvoudig [E] tot complex [C] en ze kunnen variëren van vragen naar bekende werken [B] tot vragen naar feiten of meningen [F]. Wie niet goed weet wat hij zoekt stelt vragen die aanzetten tot bladeren of grasduinen [G-vragen] in en tussen documenten.

Vragen naar feiten of meningen [f] versus bekend werk vragen [b]
Grasduinen bij complexe [c] vragen versus eenvoudige vragen [e]

Er zijn soorten vragen. Probeer je eigen vraag in een van de categorieën te plaatsen. Het is de sleutel tot de oplossing van je probleem. De gestelde vragen zijn niet alleen divers, tijdens het onderzoek neem je constant beslissingen die aanleiding geven tot nieuwe vragen. Het rapport ontstaat tijdens en niet na het onderzoek door het vinden van samenhangende argumenten.

1. FEITEN VERSUS BEKENDE WERKEN

Stel dat je wil weten…

1. wie poetsdienstverantwoordelijke is in het Ocmw in Hasselt [F]
2. welke publicaties verschenen over etnische minderheden [F]
3. hoe laat de trein Antwerpen – Gent vertrekt [F]
4. wat kypridologie is [F]
5. of de bibliotheek in je buurt een sociale gids ter beschikking heeft [F]
6. wat de afstand is tussen Maaseik en Brussel [F]
7. of er een verband is tussen maatschappelijke kwetsbaarheid en vrije tijd [F]

Veelal is een vraag naar feiten een verkapte vraag naar een document of archiefstuk. Het zoeken naar een bekend werk en gebeurt op basis van gegevens die je op voorhand weet [uit een cursus, een gesprek…]. Zo kennen veel mensen het spoorboekje of een atlas en vertalen zij hun feitenvraag automatisch in een documentvraag. De bibliothecaris vult bovenstaande vragen als volgt in.

1. Waar vind ik op internet een sociale kaart [D]?
2. Vinden we in de catalogus van het Vlaams minderheden centrum [D] bibliografieën inzake etnische minderheden?
3. Is het spoorboekje [D] on line?
4. Heb ik voor kypridologie een algemeen of een vakwoordenboek [D] nodig?
5. Bestaat er een adresgids [D] met alle bibliotheekadressen in Vlaanderen en welke catalogus kan je raadplegen om het bestand van een nabije Pob te doorzoeken?
6. De afstand tussen twee steden wordt berekend in een routeplanner [D].
7. We zoeken onder de trefwoorden “maatschappelijke kwetsbaarheid” en “vrije tijd” in een catalogus [D] en verengen de zoektermen.

2. GRASDUINEN VERSUS EENVOUDIGE VRAGEN

Een andere wijze van vragen stellen is grasduinen naar een werk dat aan criteria voldoet. Bij grasduinden weet je niet goed wat je zoekt, je weet zelfs niet dat het bestaat. Wie niet betrokken is in het sociaal-agogisch werk weet doorgaans niet wat er bedoeld wordt met de sociale kaart. Het duurt een tijd voor een leek uitzoekt wat een sociale kaart [een adresboek voor de sociale sector] precies is en wat hij er mee kan aanvangen…

Stel dat je:

• …wil weten hoe je de sociale vrede herstelt in een bedrijf in nood [C]
• …de relatie wil aantonen tussen maatschappelijke kwetsbaarheid en vrije tijd [C]
• …verwacht wordt op een sollicitatie, je wil alles weten over de organisatie [C]

Vooral studenten en professionelen die betrokken zijn bij nieuwe ontwikkelingen hebben met dit soort vragen te maken. Ze kunnen deze complexe vragen vereenvoudigen in de zin van…

• …welke woorden benoemen mijn onderwerp? [E]
• …welke handboeken bestaan er aangaande dit onderwerp? [E]
• …wie zijn de auteurs van deze handboeken? [E]
• ….wat hebben zij nog geschreven? [E]

Bij het zoeken naar een document is precisie belangrijk, bij complexe vragen de vangst [een definitie van vangst en precisie zie verder]. Naarmate je het onderwerp beter kent, lijkt het zoeken meer op het zoeken naar bekende werken en zal je minder grasduinen. Zo versmalt je vangst en neemt de precisie toe. Bij de eenvoudige vragen kan het antwoord enkel juist of fout zijn. Een binair antwoord valt onmogelijk te geven op de complexe of grasduin vragen. Daar zorgen mogelijkheden voor een spectrum: je kan de vraag niet, slecht, matig, voldoende, goed of uitstekend beantwoorden. Complexe vragen zijn te vereenvoudigen door tijdens het grasduinen geleidelijk aan om te schakelen naar bekendewerkvragen en door de gezochte feiten te koppelen aan documenten. Een vraag zoals “Ik wil alles weten over de organisatie waar ik zal solliciteren” is onwerkbaar. Een functionele vraagstelling is communiceerbaar en toont wat je [reeds] van het probleem begrijpt. Schrap beladen of vage woorden die aanleiding geven tot interpretaties, algemeenheden, baken je terrein af [wat zoek je niet]. Het woord “alles” zorgt dat de probleemstelling niet te operationaliseren is. Een complexe vraag versmallen doe je door prioriteiten te stellen en vervolgens de vraag te splitsen in deelvragen:

• …met wie zal is spreken tijdens die sollicitatie?
• …wat is zijn of haar achtergrond?
• …hoe geraak ik er?
• …bestaat er een checklist waar ik op let bij het solliciteren?
• …wie zijn de cliënten, wat is de doelgroep van de organisatie?
• …waar vind ik een organogram van de organisatie?
• …kan ik snel een zicht krijgen op de actuele problematiek?
• …

Het formuleren van de zoekvraag is een middel en geen doel. Daarom mag de nadruk niet te eenzijdig op de vraagstelling liggen, en tijdens het zoeken moet het bijsturen van de vragen mogelijk zijn.

2.2 Strategie en zoektermen

Bij het begin van je onderzoek is het nodig een verzameling variante termen aan te leggen en na te denken hoe je de zoektermen kan manipuleren in de machines. Onderneem volgende stappen bij het formuleren je zoektermen.

1. Selecteer termen die de essentie van je vraag omschrijven.
2. Omschrijf voldoende varianten en antoniemen. Gebruik woordenboeken of Google suggest die zoektermen suggereert.
3. Maak categorieën: precieze zoektermen waarmee je begint, engere termen die je vraag inperken, bredere termen die je vraag uitbreiden.
4. Begin je zoektocht met de precieze termen. Is het resultaat onvoldoende, breid je ze uit met de bredere termen. Krijg je teveel, gebruik je de engere termen.
5. Beperk je zoektocht niet tot Google.

Eenmaal je zoektermen en de nodige informatie vastliggen, bepaal je de strategie. Welk gereedschap zal je in welke volgorde gebruiken? Als de vragen in kaart gebracht zijn, bepaal je dus de relevante bronnen. Om de vraag af te stemmen op het juiste instrument, is gereedschapskennis nodig. Dit komt in de volgende hoofdstukken uitgebreid aan de orde. In de sociale- en menswetenschappen start het onderzoek bij secundaire publicaties. Het is mogelijk dat je nu al literatuur ontdekt. Noteer ze maar concentreer je op gezaghebbende sleutelpublicaties en portalen. Ze zijn herkenbaar door het aantal verwijzingen ernaar. Belangrijke publicaties voor het sociaal-agogisch werk vind je in de grijze literatuur [onderzoeksrapporten, jaarverslagen, overheidspublicaties,…] handboeken [ook losbladige naslagwerken genoemd] en tijdschriften. Hierna begin je systematisch te zoeken: dat varieert van enkele minuten tot dagen, weken of…

2.3 Relevantie en opbrengst

Het documentatieprobleem betreft het opsporen van info via woorden. Duikt een woord in een document op, wil dat niet zeggen dat het document over dat onderwerp gaat, noch dat het relevant is, of dat het woord in deze betekenis gebruikt wordt. Het resultaat van een zoekactie is de opbrengst [documenten of verwijzingen ernaar]. Documenten die je onderwerp behandelen zijn de relevante [hits]. Onbelangrijke documenten [die je kent, niet kan lezen, niet krijgt of niet relevante] zijn ruis of vals positieven [ze voldoen aan de zoeksleutel en de machine beoordeelt ze positief]. Bij elke actie worden documenten niet gevonden omdat de machine ze negatief beoordeelt. Dit zijn missers of vals negatieven. Zelden levert een zoekvraag in een documentair bestand een opbrengst van honderd procent.

	Relevant	Niet relevant	Totaal
Gevonden	(a) hits	(c) ruis	(a+c) opbrengts
Niet gevonden	(b) missers	(d) terecht tegengehouden	(b+d) totaal niet gevonden
Totaal	(a+b) totaal relevant	(c+d) totaal niet relevant	(a+b+c+d) Totale collectie

2.4 Vangst en precisie

Criteria om de kwaliteit van de zoekactie te evalueren zijn de kosten [financieel], inspanning [fysiek], de snelheid en de kwaliteit van de opbrengst [volledigheid, recentheid, de vangst en de precisie]. Vangst en precisie worden meest gebruikt.

De vangst (a/a+b) meet het vermogen om de gewenste werken te vinden en wordt uitgedrukt als de proportie gevonden relevante documenten uit alle relevante documenten.

Precisie (a/a+c) meet het systeemvermogen om ongewenste werken uit te sluiten. Met andere woorden: worden niet relevante titels tegengehouden? Het is de proportie relevante documenten in de vangst.

Hoe groter vangst en precisie, hoe beter. Vangst en precisie zijn tegengestelden. De vangst vergroten verkleint de precisie en omgekeerd. Je verhoogt de precisie door de zoekvraag te versmallen en uit te sluiten wat niet voldoet. De vangst is kleiner en een aantal relevante documenten wordt niet gevonden. Het opvoeren van de opbrengst jaagt de ruis de hoogte in en doet de precisie afnemen. De grootte van vangst en precisie hangt af van de infotaal, de ontsluitingskwaliteit, de zoekmogelijkheden en de bekwaamheid van de zoeker. Als student ben je net als de meeste gebruikers meer geïnteresseerd in de precisie dan in de vangst. Wie grasduint, wil vooral een grote vangst.
Uitgebreide krijg je via zoekmachines zoals www.altavista.be en www.google.be. Elke machine zoekt anders [afhankelijk van databasegrootte, updatefrequentie, zoekcapaciteiten, snelheid…] en levert andere vangsten [soms met weinig overlappingen]. Daarom is het zinvol meerdere machines te gebruiken. Zoekmachines proberen elk woord van webpagina’s op te nemen in hun database. Bij de start van je zoekactie kies je eerst de zoekwijze: eenvoudig [simple query of basic] of complex [advanced query, geavanceerd, power search]. Eenvoudig zoeken gebeurt met een trefwoord of een woordgroep. Je kan de machine duidelijk maken wat je precies [niet] zoekt door zoektermen te combineren via operatoren: booleaanse, relationele of positionele. Bovendien zijn de principes niet louter in zoekmachines toepasbaar. Ook databanken en catalogi gebruiken ze. Ze verduidelijken hoe de zoektermen zich verhouden. Niet elke machine beschikt over alle mogelijkheden.

1. BOOLEAANSE OPERATOREN

De meest courante zijn de booleaanse operatoren [and, or, not], genoemd naar George Boole [1815-1864], grondlegger van de wiskundige logica. Klik hier voor een historische schets over Boole. Je combinatie van trefwoorden plaatsen je resultaat in één of meerdere [deel]verzamelingen. Venndiagrammen illustreren de toepassing.

2. RELATIONELE OPERATOREN

Relationele of numerieke operatoren geven een verhouding aan tussen de zoektermen. Ze worden gebruikt bij de weergave van tijd [SilverPlatter en Bidoc]. Zo staat > voor groter dan: >1815 wil zeggen na 1815. <1989 is voor 1989 en = wil zeggen gelijk aan of in 1989. Zo zoekt >2001 naar alle publicaties die verschenen na 2001. De combinatie <2006 zoekt naar alle publicaties verschenen voor 2006 en =2005 zoekt naar publicaties die in 2005 verschenen.

• > Groter dan 2005 wil zeggen na 2005
• < Kleiner dan 2005 wil zeggen voor 2005
• = Gelijk aan 2005 wil zeggen in 2005
• >= Groter dan of gelijk aan
• <= Kleiner dan of gelijk aan

3. POSITIONELE OPERATOREN

Positionele operatoren of afstandscommando’s bepalen de afstand tussen woorden die in dezelfde zin, alinea of paragraaf staan. Positionele operatoren laten toe om context te zoeken.

• [A] = Alinea: de woorden staan in dezelfde alinea.
• [Z] = Zin: de woorden komen in dezelfde zin voor.
• [nW] = n staat voor aantal woorden van elkaar: bij Kansarmoede[7W]Vrije tijd staan maximaal zeven andere woorden staan tussen kansarmoede en vrije tijd.

In AltaVista is het mogelijk woorden te zoeken die dicht bij elkaar staan via “near.” Als je springsteen NEAR “e-street band” intikt wordt gezocht naar springsteen op maximaal tien woorden van “e-street-band.”

4. MASKERING & TRUNCATIE

Maskering en truncatie willen zeggen dat je zoekt met een woordstam met als resultaat een overzicht van alle woorden die deze stam bevatten. Wil je zoeken naar computer, computers en computersystemen, komputer, komputers en komputersystemen kan je de zoekactie zes maal uitvoeren. Je spaart tijd als je de actie in één keer uitvoert. Het gemeenschappelijke deel van deze [quasi] identieke begrippen is “omputer.” Maskering neemt één karakter [een exact teken] van de stam weg en plaatst er een variabel teken [het doet er niet toe welk teken]. De zoekmodule van Windows en het Van Dale woordenboek maskeren met een vraagteken [?]. Het zoeken naar ?omputer levert dus computer en komputer, maar geen omputer. Uitgebreid maskeren is trunceren. Het truncatiesymbool is in Windows een asterisk [*]. Het verwijst naar geen, één of meerdere karakters. Zoeken naar computer, computers en computersystemen, komputer, komputers en komputersystemen gebeurt dus op één van deze wijzen: ?omputer* of ?omputer????????. De ?omputer* zal computerdeskundigen opleveren en ?omputer???????? zal computers of komputers niet vinden. Zowel met * als met ? kan links, rechts en in het midden gemaskeerd en getrunceerd worden. Bij een beperkt aantal variaties maskeer of trunceer je niet. Gebruik dan or of selecteer de varianten in de index. Kind or kinderen is beter dan kind*. In de databank Sociofile verwijst child* naar 330 termen. Gebruik bij een truncatie nooit een korte stam. De truncatie Com* toont niet verwante begrippen in één verzameling [coma, comfort, computer…] en is dus onhanteerbaar. Hoe langer de stam, hoe specifieker het zoeken en hoe groter de kans op spelfouten.³

A. Rechter truncatie

De ‘right hand’ truncatie kapt het einde van een woord af. Zo levert welzijn* welzijnsbevordering, welzijnskoepel, welzijnsministerie, welzijnsraad, welzijnswerk enzovoort… terwijl welzijn????? enkel welzijnsraad, welzijnswerk en welzijnszorg oplevert. De rechtertruncatie gebruik je in classificatiebestanden [Udc en Siso]. 318* in Siso geeft de titels met notaties: 318 Vormen van arbeid – arbeidsmarkt, 318.1 Gedwongen arbeid – arbeidsmarkt, 318.2 Huisarbeid, 318.4 Man en vrouw in het arbeidsproces, enzovoort.

B. Linker truncatie

De ‘left hand’ kapt het begin van een woord af en wordt gebruikt in het Nederlands dat anders dan het Engels, samengestelde woorden kent. *werk levert bandwerk, breiwerk, kantwerk, kunstwerk, naaiwerk, maatwerk, welzijnswerk, zwartwerk terwijl ????????werk enkel welzijnswerk levert.

C. Midden truncatie

School?oek levert alleen schoolboek, terwijl school*oek ook schoolbezoek, schoolonderzoek en schoolwoordenboek levert.

5. SLEUTELWOORDEN EN SPECIAAL ZOEKWERK

Sleutelwoorden typ je doorgaans in kleine letters en laat je volgen door een dubbelpunt. Bijvoorbeeld:

• Anchor:hogeschool Gent levert pagina’s met hogeschool Gent in de hyperlink.
• Host:katho.be levert pagina’s met katho.be in de naam van de server.
• Image:bentham.jpg levert pagina’s met bentham.jpg als illustratie.
• Link:vlaanderen.be levert pagina’s die een link naar deze pagina hebben.
• Title:“the wall street journal” levert pagina’s met deze titel.

Zoeken naar de pagina’s met een link naar je site doe je als volgt. Plaats bij AltaVista in de Advanced mode: link:http://www.eigensite.be. Als resultaat krijg je alle url’s waar het adres voorkomt. Bij Google doe je dit via het item “Pagina specifiek zoeken.” Verder beschikken de meeste zoekers over tabbladen voor audio, afbeeldingen en film. Soms is het mogelijk om te zoeken naar een documenttype [.doc, .pdf, .ppt…]. Een waaier mogelijkheden bij www.soople.nl.

6. NATUURLIJKE TALEN

Er is software die zoekvragen toelaat in ‘natuurlijke taal’ [phrase, string matching]. Je vertaling van de zoekvraag naar operatoren hoeft niet. Een zoekvraag bij Ask Jeeves klinkt als “wanneer stierf koning boudewijn?” Jeeves filtert stopwoorden en verbindt de rest met or. Zoeksystemen met natuurlijke talen zoeken tot nu toe niet naar synoniemen of woordvarianten noch verwante termen. Handiger is om je te verplaatsen in de tekstbouwer en te googelen. Wil je weten wanneer koning Boudewijn stierf schrijf dan niet “Wanneer stierf Boudewijn” tussen aanhalingstekens. De software veronderstelt dat je termen zoekt die in exact dezelfde volgorde staan als je ze intikt. Tik gewoon “Boudewijn stierf op” en je komt te weten dat dit op 31 juli 1993 was.

3. Intermediairen

Hierboven leerde je communiceren met machines en systemen en je leerde om die machines en systemen een plaats te geven in het informatielandschap. Maar informatie bijeensprokkelen is in eerste instantie en van oudsher communiceren en dus een sociale activiteit. Vanuit een vraag worden mensen gezocht, bezocht en relaties aangeknoopt. Vertel hen wat je zoekt. Vaak gebeurt het dat je dialoog met de bibliothecaris je informatiebehoefte verduidelijkt.

3.1 EEN DESKUNDIGE OPSPOREN

Internet kan de belangrijkste informatiebron lijken, maar zou doen vergeten dat er andere en even efficiënte kanalen bestaan zoals een mail, een telefoongesprek of een interview… Uiteindelijk hebben alle elementen te maken met het ontwikkelen van een netwerk. Wie een netwerk uitbouwt [en daar assertief en communicatief mee omgaat] zal zijn professie ontwikkelen. Informatie sprokkelen heeft dus een affectieve of sociale component: wees assertief, communicatief en sta open voor opmerkingen. Vaak ben je tijdens een onderzoek gefocust op een infodeel dat je de waarde van reacties uit je omgeving niet opvangt of niet verwerkt. Communiceer met collega’s, studenten, docenten, bibliothecarissen… Je weet immers nooit op voorhand welke informatie zij kennen of leren kennen. Ga meer dan eens een bieb binnen. De eerste keer vertel je de bibliothecaris waar je mee bezig bent en voor je het weet heb je interessante insteken. Ben je verder gevorderd in je onderzoek, volstaan collega’s of vrienden niet. In deze fase is het goed om een deskundige aan te spreken. Je spreekt dus geen deskundige aan bij het begin van je onderzoek, tenzij het je promotor betreft. Maak je eerst de terminologie eigen en verken het onderwerp. Dan zal de deskundige je in een paar uur tijd meer vooruit helpen dan dagenlang boeken zoeken. Deskundigen kennen een onderwerp ten gronde, weten wat haalbare kaarten zijn, wegen voor- en nadelen af enzovoort. Een deskundige opsporen is niet makkelijk. Een naam kom je te weten via:

• catalogi [zoek auteurs van boeken over je onderwerp]
• bibliografieën in standaardwerken [tel de publicaties van potentiële deskundigen]
• docenten en bibliothecarissen [vraag of ze deskundigen in de omgeving kennen, voor zover zij dat niet zelf zijn natuurlijk]
• screen hen vervolgens op Google en Yahoo, maar vooral op http://pipl.com

Aan hogescholen en universiteiten hebben docenten en professoren doorgaans een specialisatie of een thema dat zij koesteren. Eerstejaars weten dit vaak niet. Een willekeurige docent of professor zal je op het spoor zetten. Als je de deskundigen ken bij naam is de volgende stap het vinden van zijn of haar mailadres. Het simpelste is de naam in Google te tikken. Levert dit niets op ga je na bij welke organisatie de deskundige werkt. Instellingen organiseren het mailadres van hun personeelsleden uniform en bieden adreslijsten aan. Een mailadres van een medewerker aan Katho bestaat uit de voornaam en de volledige achternaam van de docent, van elkaar gescheiden door een punt [dot]. Vervolgens komt er @katho.be. Het mailadres van een docent ziet dan er uit als eb.ohtak|maan.maanroov#eb.ohtak|maan.maanroov. Voor de studenten is de formule eb.ohtak.tneduts|maan.maanroov#eb.ohtak.tneduts|maan.maanroov. Je kan ook de organisatie opbellen. Lukt het niet met de bovenstaande methoden, dan kun je het adres zoeken in www.four11.com, www.skynet.be, www.infobel.be, www.goudengids.be, www.scoot.be en www.directo.be. Je zal het adres enkel aantreffen als de persoon zijn referentie doorgaf. Verder kan je toetreden tot een mailinglijst, een nieuwsgroep of een discussieforum of zoeken naar betalende diensten waar je vragen kan stellen. Als je de deskundige contacteert is het niet zeker of die je wil helpen. E-mail verlaagt de drempel om deskundigen aan te spreken, soms tot groot ongenoegen van de deskundige. Wees niet opdringerig. Deskundigen zijn druk bezet, hebben geen zin of kennen je onderwerp bij nader toezien niet. Hoe je e-mail gebruikt, lees je hieronder, hoe je een e-mail schrijft lees je in het schrijfboek.
Een E-mail [Electronic mail] is een tekst aan een correspondent. Er bestaat veel mailsoftware. Welk pakket je ook gebruikt [outlook, outlook-express…], doorgaans zie je dezelfde onderdelen. Een “postvak in” voor de inkomende post, een vak “uit” voor de te versturen berichten. Verder vind je in de map “verzonden items” verstuurde boodschappen en in de map “verwijderde items” [recent] verwijderde berichten. Elk bericht wordt voorgesteld door één regel. Selecteer die om de inhoud te zien. Je kan de boodschap lezen, kopiëren, versturen, beantwoorden, opslaan of verwijderen. Er zijn sites met gratis mail zoals www.mail.be, www.yahoo.com, www.advalvas.be, www.hotmail.com. Organisaties en scholen geven hun personeel of studenten een gratis mailadres.
Dat adres bestaat uit twee delen, gescheiden door een @ [apenstaartje]: enerzijds is er het userid, anderzijds de servernaam. Een boodschap aan eb.ohtak|ehgoodyw.tcideneb#eb.ohtak|ehgoodyw.tcideneb wordt verstuurd naar de server Katho.be [het punt wordt dot uitgesproken]. benedict.wydooghe is het userid. De boodschap komt in Wydooghes bus. Versturen en ontvangen duurt van seconden tot uren. Als de server de gebruiker niet kent, kan het dat het mailadres niet bestaat of dat je de naam verkeerd spelde. Verzendingen die niet aankomen melden een foutboodschap. Als je geen foutmelding krijgt, ga je er van uit dat de boodschap aankwam. De boodschap bestaat uit twee of drie delen: een hoofd, een corpus en soms een attachment. Het hoofd bevat administratieve data:

• Aan: het mailadres van de correspondent [adressen sla je op in je adresboek];
• Cc: adressen van wie een kopie krijgt;
• Bcc: adressen van wie een kopie krijgt zonder dat de eersten dit weten;
• Onderwerp: samenvatting van de boodschap;
• Attachment: toe te voegen via paperclip-knop en bladeren;

Het corpus bevat de boodschap en het attachment is een bijlage. Attachments zijn documenten die je aan je mail hangt als bijlage. Een mailbox kan meestal slechts enkele megabytes aan. Zware bestanden doorsturen kan via Ftp [vereist software en is niet zonder risico] of via www.dropload.com [gratis alternatief voor bestanden tot 50 megabyte]. Via een mail verwittig je de ontvanger die het binnen twee dagen ophaalt op een geheim adres. Een betalende mogelijkheid: www.send2store.com. De boodschappen die je stuurt beperken zich niet tot het klassieke witte blad dat je vol pent. E-cards zijn postkaarten die je verstuurt bij een verjaardag of een huwelijk. Je verstuurt een leuke kaart via www.apple.com [klik .Mac en kies I-card].

3.2 TELEFOONLIJNEN

Telefoonlijnen kunnen je snel info geven over een bepaald onderwerp. Voor een overzicht van telefoonlijnen klik hier.

Notities

1. Boudrez, F. & Dekeyzer, H. (2004). Digitaal archiefbeheer in de praktijk. Handboek. Antwerpen : Stadsarchief.

2. De Vuijst, J. (1996). Informatiewetenschap en informatiemaatschappij. In: Handboek informatiewetenschap (p. 200). Houten: Bohn Stafleu.

3. Een aantal voorbeelden zijn overgenomen uit: Gevaert, R. (1994). Zoeken in databanken op Cd-rom en diskette. (p. 36-37). Antwerpen : Vvbad. ; Lighthart, S.A.H. [Ea.] [Eds.]. (1993). Basisboek documentaire informatieverzorging. (p. 233-236). Den Haag : Nlbc.